RFP (Request for Proposal) is een document dat uw problemen en zakelijke behoeften beschrijft zodat potentiële leveranciers deze kunnen evalueren en een voorstel kunnen indienen. Vergelijkbare documenten zijn onder meer een RFQ (offerteaanvraag), die wordt gebruikt wanneer een klant alleen prijsopgaven wil ontvangen, en RFI (verzoek om informatie), die wordt gebruikt voor leveranciersonderzoek.
Voor de meeste ondernemers is het schrijven van een offerteaanvraag een nogal gecompliceerde taak. De uitdagingen zijn hetzelfde, ongeacht het formaat dat u gebruikt, of het nu gaat om de projectvereisten voor mobiele ontwikkeling, webontwikkeling of desktop-app-ontwikkeling. Dit artikel belicht de structuur, deskundig advies en bruikbare tips voor het schrijven van een offerteaanvraag.
Wat is een offerteaanvraag?
Voordat u een softwareontwikkelingsbedrijf kiest, moet u een document opstellen waarin al uw zakelijke en projectvereisten worden beschreven. Het moet de details van het project, de te leveren producten en tijdlijnen beschrijven, evenals vereisten voor de leverancier zelf, zoals relevante ervaring, beschikbare middelen, engagementmodel, enz.
Het belangrijkste doel van een offerteaanvraag is om de bedrijfseigenaar in staat te stellen biedingen te vergelijken en erachter te komen welk bedrijf het beste bij hem past. Daarnaast helpt een RFP bij het kiezen van het beste engagementmodel voor verdere samenwerking.
Een goed doordacht verzoek levert kwaliteitsvoorstellen, kosteneffectieve projecten en uiteindelijk betere resultaten op.
Dingen om te behandelen in een offerteaanvraag
Hoewel er geen rigide regels zijn en u alle gewenste informatie kunt verstrekken, zijn er enkele gemeenschappelijke elementen die in een offerteaanvraag moeten worden opgenomen. Het belangrijkste is om ervoor te zorgen dat u alle nodige informatie verstrekt.
Met onvoldoende informatie zal het moeilijk zijn om te begrijpen of een leverancier bekwaam en in staat is om de taak uit te voeren. Om te begrijpen welke hoeveelheid informatie u in uw offerteaanvraag moet opnemen, moet u eerst de vereisten van uw project analyseren.
1. Samenvatting en bedrijfsbeschrijving
Geef een korte beschrijving van uw bedrijf en schets de doelstellingen, vereisten en beperkingen van het project. Dit overzicht moet achtergrondinformatie over de aanvragende organisatie bevatten, zodat een softwareontwikkelingsprovider een beter inzicht kan krijgen in de focus van uw e-bedrijf. Het bedrijf moet uitleggen wat het belangrijkste expertisegebied is en welk product of welke dienst het aan zijn klanten levert of van plan is te leveren.
2. Projectdoelen
Er zijn een paar dingen waarmee u rekening moet houden bij het uitleggen van de projectdoelen.
De doelstellingen moeten niet in abstracte termen worden beschreven. Als u bijvoorbeeld een webapp moet maken, moet u het doel specificeren als ‘klantinteractie via meerdere kanalen bevorderen’ of ‘kosten verlagen en de klantervaring verbeteren’. Zorg ervoor dat de doelen die u beschrijft definitief zijn of het gewenste pad aangeven.
3. Begroting
Het wordt aanbevolen dat de offerteaanvraag uw budgetframes opneemt. Als een leverancier weet hoeveel geld een bedrijf aan een project kan uitgeven, is de kans veel groter dat ze een betere deal aanbieden.
Bovendien zorgt het aangeven van uw budget ervoor dat uw project binnen het gewenste tijdsbestek wordt opgeleverd. Evenzo kan de leverancier evalueren of het project kan worden voltooid binnen de geschatte tijd en het geschatte budget.
4. Reikwijdte van het werk en resultaten
Het is belangrijk dat u de omvang van de werkzaamheden zo duidelijk mogelijk omschrijft en specificeert wat u van de leverancier verwacht. Dit gedeelte van uw offerteaanvraag moet het meest gedetailleerd zijn (wat betekent dat het het langst zal zijn).
Er zijn tal van factoren die de omvang van uw project zullen beïnvloeden. Dankzij de schat aan informatie kan de leverancier u een zo nauwkeurig mogelijke kostenraming geven.
5. Reactietijd
Je weet niet hoelang het ontwikkelingsproces zal duren, maar je hebt vrijwel zeker een deadline waar je je aan moet houden. Als er een strikte deadline is, zoals de lancering van een nieuw product of advertentiecampagne, moet u deze opnemen in uw offerteaanvraag.
Houd er rekening mee dat de tijd die het duurt voordat een project is voltooid, sterk varieert. Als u eerlijk bent tegenover uw leveranciers over uw tijdsbestek, zullen zij eerlijk tegen u zijn over de waarschijnlijkheid van voltooiing.
6. Mogelijke beperkingen
Net zoals u van leveranciers verwacht dat ze openhartig met u zijn over hun prijzen en mogelijkheden, moet u hen ook waarschuwen voor de knelpunten die de voltooiing van projecten kunnen vertragen of zelfs kunnen voorkomen dat bepaalde leveranciers het project kunnen leveren.
Tips voor het maken van een geweldige offerteaanvraag
1. Maak van MVP uw prioriteit
Bij het voorbereiden van uw offerteaanvraag voor een softwareontwikkelingsprovider is het altijd belangrijk om de mogelijkheid voor het creëren van een MVP (Minimum Viable Product) in gedachten te houden. Bijna elk project heeft een bepaalde set functies die een oplossing samenstellen die aan de behoeften van de eindgebruiker kan voldoen. Het meest cruciale aspect van een chat-app is bijvoorbeeld de mogelijkheid om berichten uit te wisselen. Aangepaste achtergronden voor de app kunnen daarentegen worden beschouwd als een functie met een lagere prioriteit. Het prioriteren van de lijst met functies is dus een van de beste procedures voor het RFP-proces die de nauwkeurigheid van de evaluatie zal vergroten.
2. Vraag niet om “een Facebook” te maken, maar geef wel voorbeelden
Regelmatig horen we onze potentiële klanten iets zeggen dat lijkt op “Maak een kopie van * een app * en voeg * een functie * toe”. Hoewel dit een vrij eenvoudige manier is om een idee aan iemand te presenteren, resulteert deze benadering meestal in een misverstand over de functionaliteit van de oplossing in de evaluatiefase.
Elke applicatie heeft veel kostbare functies, die misschien niet nodig zijn voor een bepaalde maatwerkoplossing. Het is altijd een goed idee om alle functies in een lijst te plaatsen. Dit zal helpen om prioriteit te geven aan kernfunctionaliteit, wat zal resulteren in een sneller productieproces. Desondanks is het altijd een goed idee om een voorbeeld van een reeds bestaande oplossing op te nemen die zou kunnen illustreren wat u precies zoekt.
3. Toon de zakelijke waarde van uw idee in een offerteaanvraag
Een lijst met functies is niets als deze geen context bevat. Een van de best practices voor offerteaanvragen is het opnemen van een uitleg van een bedrijfsdoel dat u met deze oplossing wilt bereiken. Dit zal uw potentiële leverancier helpen om beter te begrijpen wat deze software precies moet doen in de context van uw bestaande zakelijke behoeften. Bij het analyseren van de gecontextualiseerde oplossing kan een technisch specialist zijn ervaring gebruiken en snel wijzen naar mogelijke manieren om met een efficiënte oplossing te komen.
4. Deel uw ervaring
Als u al met outsourcingbedrijven voor software hebt gewerkt, aarzel dan niet om uw ervaringen positief of negatief te delen. Leren over negatieve ervaringen geeft ons meer inzicht in mogelijke valkuilen. Dit geeft ons ook een beter begrip van uw innerlijke productieprocessen. Deze informatie helpt soortgelijke problemen te voorkomen door een beter engagementmodel voor het project te kiezen. Een positieve ervaring stelt ons in staat om eerdere successen te verdubbelen en verder werk te verbeteren.
5. Vraag om expertise als u niet weet hoe u een probleem moet oplossen
Het is niet nodig om vooraf de stapel te beslissen, een oplossing te ontwerpen en een leverancier te benaderen met specifieke stappen in gedachten. Het is volkomen normaal om een doel te hebben, maar geen idee hoe je dat kunt bereiken. Een goed gedefinieerd idee is genoeg om te plannen, analyseren en inschatten.
Conclusie
RFP is een belangrijke stap in de ontwikkeling van maatwerksoftware. We hopen dat deze blogpost u alle noodzakelijke insiders heeft gegeven in de richtlijnen voor het aanvragen van voorstellen die uw voorbereiding op offerteaanvragen en besluitvormingsprocessen zullen verbeteren.
We bieden een gratis schatting van uw softwareontwikkelingsproject! Neem contact met ons op via onderstaande knop.
CreditSource link
